Jeder Wohnungseigentümer kann sich im Falle der persönlichen Verhinderung wegen Urlaub, Krankheit oder aus anderen Gründen in der Wohnungseigentümerversammlung durch jede beliebige Person, also durch Familienmitglieder, Anwälte, Steuerberater oder – im Falle der Vermietung – auch durch seinen Mieter vertreten lassen.
Außerhalb der Vertretung bei Nichtteilnahme dürfen jedoch andere außenstehende Personen wegen der Nicht-Öffentlichkeit an den Versammlungen der Wohnungseigentümer nicht teilnehmen, auch nicht als Berater. Ausnahmen gelten nur in solchen Fällen, wo ein Wohnungseigentümer aus gesundheitlichen oder anderen körperlichen Gründen auf die Hilfe Dritter angewiesen ist.
Das grundsätzlich uneingeschränkte Vertretungsrecht kann durch Vereinbarungen in der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung auf bestimmte Personenkreise beschränkt werden, so im Regelfall auf Ehepartner, Miteigentümer oder auf den Verwalter. Auch im Falle solcher Beschränkungen werden jedoch nach neuerer Rechtsauffassung auch die Partner aus eheähnlichen Verbindungen unter bstimmetn Voraussetzungen (gemeinsame Kinder, familienähnliches Zusammenleben) als vertretungsberechtigt angesehen (OLG Köln, 08.12.2003, 16 Wx 200/03).
Sind Vertretungsbeschränkungen vereinbart, braucht die Anwesenheit von Nicht-Wohnungseigentümern in der Versammlung nicht geduldet zu werden. Davon sind auch die Käufer von Eigentumswohnungen betroffen. Sie sind erst nach ihrer Eintragung in das Grundbuch berechtigt, an der Wohnungseigentümerversammlung teilzunehmen, selbst wenn der Verkäufer sie im Kaufvertrag zur Vertretung bevollmächtigt haben sollte.