Das BGB verlangt für diverse Verträge und Erklärungen die Schriftform, zum Beispiel für den Abschluss eines Mietvertrags (§ 550 BGB). Das ist die sogenannte gesetzliche Schriftform.
Ist für eine Erklärung die Schriftform vorgeschrieben, muss sie vom Aussteller eigenhändig unterschrieben sein (§ 126 Abs. 1 BGB).
Wenn für einen Vertrag die Schriftform nötig ist wie beim Mietvertrag, müssen beide Parteien die Vertragsurkunde unterzeichnen (§ 126 Abs. 2 Satz 1 BGB). Wenn es mehrere Vertragsurkunden gibt, reicht es aus, wenn jede Partei eine Urkunde in Händen hat, die von der anderen Partei unterzeichnet ist (§ 126 Abs. 2 Satz 2 BGB). Üblich und ausreichend ist daher folgendes Vorgehen: Eine Partei fertigt 2 Exemplare des Vertrags an, unterzeichnet eines davon und schickt beide an die andere Partei. Diese unterschreibt das andere Exemplar und sendet es zurück. So liegt jeder Partei ein von der anderen unterzeichnetes Exemplar vor.
Die Schriftform ist auch eingehalten, wenn es nur ein Exemplar gibt, das von beiden Parteien unterzeichnet ist, und eine oder sogar beide Parteien nur eine nicht unterschriebene Kopie besitzen.
Die Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden (§ 126 Abs. 3 BGB). Dazu muss der Unterzeichner seine Erklärung unterschreiben und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen (§ 136 a BGB). Eine E-Mail reicht also keinesfalls aus!
Oft vereinbaren Vertragsparteien für Erklärungen, die im Rahmen des Vertragsverhältnisses abzugeben sind, die Einhaltung der Schriftform, zum Beispiel für die Kündigung des Vertrags (sogenannte vereinbarte Schriftform). Dann müssen die Regeln des § 126 BGB, die oben beschrieben sind, eingehalten werden. Allerdings gibt es in § 127 Abs. 2 BGB eine für die Praxis bedeutsame Erleichterung: Die vereinbarte Schriftform kann auch durch die „telekommunikative Übermittlung“ (§ 127 Abs. 2 BGB) erfüllt werden. Dazu ist keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Eine einfache E-Mail reicht also aus.
Das ist wohl die herrschende Meinung, jedoch nicht unumstritten. Wie hier: Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16.12.2009, Az. 5 AZR 888/08, und die Begründung des Gesetzgebers bei der Einführung der „telekommunikativen Übermittlung“ in das BGB (BT-Drucks. 14/4987) sowie zahlreiche Kommentare. Das OLG Frankfurt/Main lässt bei der vereinbarten Schriftform jedoch eine einfache E-Mail nicht ausreichen und verlangt auch hier die qualifizierte elektronische Signatur (OLG Frankfurt, Urteil vom 30.04.2012, Az. 4 U 269/11).