Über die von den Wohnungseigentümern in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen. Sie ist von dem Versammlungsvorsitzenden und einem der teilnehmenden Wohnungseigentümer sowie von dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates oder seinem Stellvertreter – sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG).
Die Anfertigung der Niederschrift durch den Verwalter muss so rechtzeitig erfolgen, im Regelfall spätestens eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist (§ 46 Abs. 1 Satz 2 WEG), dass jeder Wohnungseigentümer von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen kann, um sich über die Inhalte der gefassten Beschlüsse zu informieren und gegebenenfalls danach zu entscheiden, ob er von seinem Beschlussanfechtungsrecht Gebrauch machen will oder nicht. Eine Verpflichtung des Verwalters zur Übersendung der Beschlussniederschrift besteht allerdings nicht. Im Verwaltungsvertrag kann jedoch eine Regelung getroffen werden, die den Verwalter verpflichtet, den Wohnungseigentümern gegen zusätzliche Gebühr die Niederschrift rechtzeitig vor Ablauf der Anfechtungsfrist zu übersenden.
Die Wirksamkeit der von den Wohnungseigentümern gefassten Beschlüsse hängt aber nicht von ihrer Aufnahme in die Niederschrift ab. Die Niederschrift ist insoweit nicht Voraussetzung für deren Gültigkeit. Vielmehr erlangen Beschlüsse der Wohnungseigentümer ihre Rechtswirkung mit der durch den Versammlungsvorsitzenden vorzunehmenden Feststellung des Beschlussergebnisses in der Wohnungseigentümerversammlung (konstitutive Beschlussfeststellung). Selbst die Feststellung eines falschen Ergebnisses aufgrund falscher Stimmenwertung (Wertung von Stimmenthaltungen als Nein-Stimmen) oder falscher Stimmenauszählung bewirkt nicht die Unwirksamkeit eines Beschlusses, vielmehr ist auch ein „falscher“ Beschluss wirksam, wenn er nicht angefochten und durch das Gericht für ungültig erklärt wird.
In der Teilungserklärung bzw. in der Gemeinschaftsordnung kann jedoch vereinbart werden, dass zur Gültigkeit eines Beschlusses die Unterzeichnung der Niederschrift durch den Versammlungsleiter sowie von zwei Verwaltungsbeiräten oder Wohnungseigentümern erforderlich ist. In diesem Fall müssen aber die unterzeichnenden Wohnungseigentümer in der Versammlung tatsächlich anwesend gewesen sein. Verweigert einer der Unterzeichnungsberechtigten seine Unterschrift wegen fehlerhafter Protokollierung, kann dessen Unterschrift nicht durch die eines anderen anwesenden Wohnungseigentümers ersetzt werden, es sei denn, dass die Unterschriftsverweigerung rechtsmissbräuchlich ist (LG Dortmund, 06.08.2013, 1 S 298/12, DWE 2013, 149).
Der Niederschrift sind die mit der Tagesordnung übersandten Beschlussunterlagen sowie die Anwesenheitsliste und die Stimmrechtsvollmachten als Anlagen beizufügen.
Neben der Niederschrift ist zusätzlich gemäß § 24 Abs. 7 WEG eine Beschlusssammlung zu führen, die nicht nur über die Beschlussinhalte Aufschluss gibt, sondern auch über Änderungen, Aufhebungen oder gerichtliche Entscheidungen zu den jeweiligen Beschlüssen und damit über deren aktuelle Rechtsfolgen informiert.