Unter Kennzahl versteht man im Controlling in Zahlen verdichtete Informationsgrößen. Sie sind das Ergebnis einer Reihe von miteinander kombinierten Informationen und eine Entscheidungsgrundlage für die Bestimmung von Unternehmenszielen, für die Steuerung von Leistungsprozessen und deren Kontrolle. Grundsätzlich wird zwischen absoluten und relativen Kennzahlen unterschieden. Absolute Kennzahlen sind etwa Umsatzzahlen, deren Entwicklung betrachtet wird. Relative Kennzahlen setzen mindestens zwei Größen miteinander in Beziehung, z. B. die Erfolgsquote im Maklergeschäft.
Durch Aufbau von Kennzahlen-Systemen können komplexe Zusammenhänge leichter erfasst werden. So kann beispielsweise ermittelt werden, ob der Umsatzrückgang auf Ursachen am Markt oder im Unternehmen selbst zurückzuführen ist. Auch Werbeaktivitäten (Ermittlung von Reaktionsgruppen auf Anzeigenwerbung) lassen sich in Kennzahlen fassen.
Kennzahlen spielen darüber hinaus eine große Rolle im Benchmarking. Benchmarks werden in der Regel in Kennzahlen ausgedrückt. So handelt es sich z. B. bei der „Geislinger Konvention“ um ein Benchmark-Projekt, bei dem die einzelnen Betriebskosten der Wohngebäude der daran beteiligten Unternehmen miteinander verglichen werden. Dies deckt betriebliche Schwachstellen auf, so dass gezielt für Abhilfe gesorgt werden kann. Ein weiterer wichtiger Bereich, in denen Kennzahlen ermittelt werden, ist die Bewirtschaftung von Immobilien. Durch Kennzahlen, vor allem im Bereich der Betriebskosten, lassen sich ihre Schwachstellen ausmachen.
Die Ermittlung von Branchenkennzahlen in der Immobilienwirtschaft steckt noch in den Anfängen. Eine der Ausnahmen bildet in diesem Zusammenhang der RDM-Betriebsvergleich, der seit 2005 als „IVD-Betriebsvergleich“ fortgesetzt wird.
Es gibt verschiedene Arten von Kennzahlen-Systemen. So unterscheidet man zwischen absoluten Kennzahlen, z. B. Zahl der Beanstandungen bei der Abnahme eines Bauwerkes und relativen Kennzahlen, z. B. Anteil der Beanstandungen, die sich auf den Ausbau im sanitären Bereich beziehen – gemessen an allen vorgetragenen Beanstandungen. Beiden Kennzahlen-Systemen ist gemeinsam, dass sie quantifizierte Größen darstellen. Sie sagen nichts über Qualitäten aus. Um eine Vorstellung darüber zu vermitteln, welche Qualitäten bevorzugt oder weniger bevorzugt werden, kann man sich einer Rubrizierung von Qualitäten im Rahmen eines Ordinalzahlen-Systems bedienen. Die verschiedenen Qualitäten nehmen dabei unterschiedliche Rangstellen ein. Z. B. liegt die größte Bedeutung eines Einfamilienhauses in seiner Funktion des geschützten Wohnens – man kann nicht gekündigt werden. An zweiter Rangstelle steht die Wertbeständigkeit usw.