Der Hausverwalter ist Betreuer des Hauseigentümers in allen, das Hausgrundstück betreffenden Angelegenheiten (daher der neuere Begriff des Objektbetreuers). Als Betreuer ist er Sachwalter fremden Vermögens. Bei den Leistungsbereichen ist zwischen
- regulären Leistungen (Grundleistungen), die der Verwalter ohne gesonderte Absprache mit dem Hauseigentümer erbringt,
- zustimmungsabhängigen Leistungen und
- besonderen Verwaltungsleistungen
zu unterscheiden.
Die unter Punkt 1 und 2 zu erbringenden Leistungen sind durch die vereinbarte Hausverwaltergebühr abgedeckt. Für die besonderen Leistungen kann der Verwalter zusätzliche Gebühren verlangen. Zustimmungsabhängig sind in der Regel die Durchführung von Mieterhöhungsverfahren, die sich nicht unmittelbar aus den Mietverträgen ergeben und die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen ab einem zu bestimmenden Volumen. Gegen gesonderte Gebühr werden vom Hausverwalter u. a. die Feststellung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, die Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsberechnung, die Vorbereitung, Überwachung und Finanzierung von Um- und Ausbauten, Modernisierungen und großen Instandhaltungsmaßnahmen übernommen. Sofern der Hausverwalter die hierzu erforderliche Sachkunde besitzt, gehört zu den besonders zu vergütenden Leistungen die Bewertung der verwalteten Immobilie.
Die Aufgabenbereiche des Hausverwalters können nach Gegenfurtner aber auch in folgende Sektoren eingeteilt werden:
- der kaufmännisch-wirtschaftliche,
- der bautechnische,
- der vertraglich-juristische,
- der zwischenmenschlich-soziale und
- der architektonische Sektor.
Zum kaufmännisch-wirtschaftlichen Sektor zählen das Vermietungsmanagement und die Pflege der Mietverhältnisse, die Überprüfung und Buchung des Mietzahlungseingangs, Maßnahmen zur Verhinderung/Verringerung von Mietausfällen, das objektbezogene Rechnungswesen mit Zahlungsverkehr, das Versicherungswesen, die Beschäftigung und Überwachung der Hilfskräfte und die Ansammlung und Verwaltung einer Instandhaltungsrücklage. Bei Vermietung frei werdender Mieträume kann sich der Hausverwalter eines Maklers bedienen.
Zum bautechnischen Leistungsbereich gehören die Inspektion und Überwachung von Wartungsarbeiten, Instandsetzung und -haltung, die Abnahme der Handwerkerleistungen, die sachliche Rechnungsprüfung sowie die Begleitung der Planung und Durchführung energetischer Sanierungs- sowie von Aus-/Umbaumaßnahmen.
Dem vertraglich-juristischen Sektor sind der Abschluss von Miet- und Wartungsverträgen, Verträge zur Durchführung von Instandhaltungsarbeiten usw. zuzuordnen.
Der zwischenmenschlich-soziale Sektor umfasst alle Maßnahmen, die für ein gutes Einvernehmen zwischen den Mietern, den Mietern und dem Hauseigentümer, der Konfliktbewältigung, der Betreuung von Mietern in besonderen Fällen und der Durchführung von Informationsveranstaltungen für Mieter dienen.
Die Verwaltergebühr wird in der Regel als Prozent-Satz der Mieteinnahmen vereinbart (Schwankungsbereich zwischen 2,5 und acht Prozent der Mieteinnahmen, je nach Größe und Mietniveau).