Die Betriebskosten-Abrechnung muss den Mietern in Textform zugehen. Das bedeutet: Die Abrechnung muss als Text in einer reproduzierbaren Form den Empfänger erreichen, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. In Frage kommen Brief, E-Mail oder Fax als Übermittlungswege. Gibt es keine eigenhändige Unterschrift, muss aus dem Schriftstück zumindest hervorgehen, wer der Aussteller ist. Ist der Absender eine juristische Person (z. B. eine GmbH), muss für die Wahrung der Textform erkennbar sein, wer genau für diese unterschrieben hat. Zugehen bedeutet, dass die Abrechnung den Empfänger persönlich erreichen muss – ein Aushang im Treppenhaus ist nicht ausreichend.
Die Abrechnung muss für jedermann auch ohne Fachkenntnisse nachvollziehbar sein. Sie muss den Abrechnungszeitraum nennen und die jeweiligen Gesamtbeträge aller Betriebskosten für das Haus als Zusammenstellung aufzeigen. Für die einzelnen Positionen muss der jeweilige Verteilerschlüssel genannt werden, nach dem diese auf die Mieter umgelegt werden, sowie der sich jeweils ergebende Anteil des Mieters an den Kosten. Unentbehrlich ist auch die Angabe der geleisteten Vorauszahlungen.