Die elektronische Form ist keine eigenständige Form. Sie ersetzt die gesetzliche Schriftform (§ 126a BGB). Sie kann also immer dann eingesetzt werden, wenn in einem Gesetz für eine Erklärung die Schriftform verlangt wird. Auch die Parteien eines Vertrags können die elektronische Form vereinbaren.
Die Erklärung muss digital erfolgen, zum Beispiel durch Übersendung einer Datei oder einer E-Mail. Da die Schriftform und damit auch die elektronische Form auch zur Sicherung des Beweises dient, muss die elektronische Erklärung gespeichert werden können, so dass eine dauerhafte Wiedergabe möglich ist.
Die Erklärung muss den Namen des Erklärenden enthalten, nicht seine Unterschrift. Der Name kann irgendwo im Text stehen, er muss also nicht am Schluss des Textes gesetzt werden.
Wesentlich ist, dass die Erklärung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen wird.
Bei einem Vertragsschluss in elektronischer Form ist es erforderlich, dass jede Vertragspartei ein Exemplar erhält, das von der anderen Partei mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen worden ist. Wenn eine Partei nicht über die Technik der qualifizierten elektronischen Signatur verfügt, kann sie der anderen ein handschriftlich unterzeichnetes Exemplar schicken, wie es die normale Schriftform erfordert, und die andere Partei versendet ein elektronisch signiertes Exemplar.