Unterschieden wird zwischen dem strategischen Controlling und dem operativen Controlling. Im Fokus des strategischen Controlling stehen langfristige Entwicklungen, es sorgt für ein „Frühwarnsystem“, operatives Controlling begleitet die kurz- /mittelfristigen Entwicklungen mit Hilfe entsprechender Erfolgsrechnungen (Monats- und Quartalszahlen). Die nachfolgenden Betrachtungen beziehen sich auf das operative Controlling.
Controlling steckt als Instrument zur Planung, Koordinierung Steuerung und Überwachung von Leistungsprozessen in der Immobilienwirtschaft noch in den Anfängen, obwohl es viele Bereiche gibt, in denen schon seit langem Controlling unter anderem Namen praktiziert wird. Beispiele sind Projektsteuerung, Baustellenüberwachung usw. Controlling kreiert betriebs- oder branchentypische Kennzahlensysteme. Diese stammen nicht nur aus dem Rechnungswesen, sondern aus allen betrieblichen Bereichen, vorwiegend aus solchen, hinter denen sich die größten Risiko- und Kostenpotentiale verbergen.
Controlling setzt eine betriebliche Zielsetzung voraus, wobei die Ziele quantifiziert werden müssen, damit gemessen werden kann, ob oder in wieweit sie erreicht wurden (Soll-Ist-Abweichungsanalysen). Wenn sich z.B. ein Maklerunternehmen das Ziel vorgibt, die Zahl der Mietvertragsvermittlungsfälle um 20 Prozent im kommenden Jahr zu erhöhen, dann muss zunächst der Weg zur Zielerreichung bestimmt werden. Er kann darin bestehen, durch PR Aktionen Miethauseigentümer als potenzielle Geschäftspartner anzusprechen. Am Jahresende kann dann festgestellt werden, ob das Ziel erreicht wurde bzw. wie weit davon abgewichen wurde.
Im Bereich der Maklerbetriebe sind Kennzahlen der Erfolgsquotient pro Abteilung, Objektart, Außendienstmitarbeiter, sowie die Ergebnisse der Werbeerfolgskontrolle (Beitrag von Inseraten und Exposé und Internetpräsentationen zum Erfolg). Aber auch die „Misserfolgsanalysen“ können zu Ergebnissen führen, die Entscheidungsgrundlage für Verbesserungsmaßnahmen im betrieblichen Ablauf sein können. Gemessen werden können auch die Auswirkungen des Erfolgsprinzips und des Prinzips der Entscheidungsfreiheit des Auftraggebers, als unterschiedliche Ursachen für den „Nichterfolg“. Zum Controlling gehört auch die Auswertung von Zahlen des RDM-Betriebsvergleiches und von Benchmarkingkonferenzen miteinander kooperierender Maklerunternehmen.