Die Beglaubigung einer Urkunde durch eine Behörde oder einen Notar bestätigt die Echtheit der Unterschriften bzw. die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original. Sie ist zu differenzieren von der Beurkundung nach dem Beurkundungsgesetz. Bei der Beurkundung erscheinen zwei Parteien vor dem Notar, es wird ein Schriftstück aufgesetzt, und der Notar bestätigt durch seine Unterschrift, dass dieses Dokument dem in seinem Beisein geäußerten Willen der Parteien entspricht.
Generell kann jede Behörde Abschriften/Fotokopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat oder die ihrem eigenen Bedarf dienen, amtlich beglaubigen. Auch kann das Einwohnermeldeamt am Wohnort des Antragstellers jegliche von einer deutschen Behörde ausgestellten oder zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmten Schriftstücke amtlich beglaubigen. Keine amtliche Beglaubigung gibt es jedoch für private Schriftstücke, die lediglich privat verwendet werden sollen.
Geht es um die Beglaubigung von Unterschriften für andere Zwecke, um öffentliche Beglaubigungen im Sinne von § 129 BGB oder um reine Unterschriften ohne Text, ist ein Notar für die Beglaubigung zuständig.
Einschränkungen gibt es für Personenstandsurkunden (z.B. Heiratsurkunden) oder Abschriften aus Personenstandsbüchern: Diese dürfen nur von dem Standesamt beglaubigt werden, das die entsprechende Originalurkunde ausgestellt hat.