Die Maklertätigkeit ist „Feldarbeit“. Die entscheidenden Leistungsprozesse finden nicht im Maklerbüro, sondern bei Kunden, Ämtern, Notaren und Objekten vor Ort statt. Diese Leistungen werden vom Außendienst erbracht. Dem gegenüber spielt der Innendienst neben der Erledigung der Verwaltungsgeschäfte im Wesentlichen die Rolle einer Koordinierungsstelle für den Außendienst. Er koordiniert die auf Auftragsakquisition und auf Erbringung von Vermittlungsleistungen gerichteten Aktivitäten des Außendienstes.
Mit Einführung des Mobiltelefons hat sich diese Koordinationsfunktion verstärkt. Der Außendienstler ist – an welchem Ort auch immer – stets erreichbar.
Makler müssen am Markt agieren und mit den Kunden kommunizieren. Neben dem Mobiltelefon hat sich die Kommunikation via Internet erheblich verstärkt. Die Tatsache, dass gute Maklerfirmen quasi Tag und Nacht erreichbar sind, dass ihre in den Immobilienportalen und der eigenen Website eingestellten Objekte jederzeit abrufbar sind, vereinfachte die Kommunikationsebenen des Maklerbetriebes enorm.
Die Betriebsorganisation, deren Hauptzweck die Ermöglichung und Sicherstellung von Kommunikation ist, benötigt natürlich auch eine EDV-Ausstattung in Form einer leistungsfähigen Computerhardware und transportablen Notebooks und einer effizienten Maklersoftware. Die Wahl des Betriebssystems hängt natürlich auch von den Fähigkeiten im Umgang mit dem Computer und von der Größe des Maklerunternehmens (Ein- oder Mehrplatz-Systeme) ab. Weitere wichtige Ausstattungselemente eines Malerbetriebes sind Digitalkameras, Farblaserdrucker und als Kommunikationsmittel auch im Rahmen des Internet eine leistungsfähige Telefonanlage mit hohen Übertragungsgeschwindigkeiten. Nützlich sind ferner Scanner und Faxgeräte, sofern sie nicht schon in einem Drucker integriert sind.
Zunehmend geringere Bedeutung bekommen Aktenordner. Die meisten Schriftstücke stecken ja im Computer und sind bei Anlage eines übersichtlichen Systems schneller abrufbar als in konventionellen Aktenordnern.