Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) vom 25.11.2003 definiert, welche Kostenpositionen im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung einer Immobilie als Betriebskosten angesehen werden können. Nur diese Kostenarten kann der Vermieter auf Basis einer vertraglichen Vereinbarung auf seine Mieter verteilen (§ 556 BGB). Wichtigstes Kriterium ist, dass es sich um laufende, also regelmäßig wiederkehrende Kosten handeln muss. Die Betriebskostenverordnung erlaubt es dem Vermieter, seine Sach- und Arbeitsleistungen mit dem Betrag anzusetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte. Die Umsatzsteuer des Dritten bleibt jedoch unberücksichtigt.
Die Betriebskostenverordnung stellt klar, dass Verwaltungskosten und Kosten der Jahresabschlussprüfung keine Betriebskosten der Immobilie sind. Dies gilt auch für Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Darüber hinaus nennt die Betriebskostenverordnung 17 Kostenpositionen, die unter die Betriebskosten fallen.
Auch das Wohnungseigentumsgesetz verweist auf die Betriebskostenverordnung.
Gemäß § 16 Abs. 3 WEG können die Wohnungseigentümer abweichend von § 16 Abs. 2 WEG die Verteilung der Betriebskosten durch einfachen Mehrheitsbeschluss ändern. Die gesetzliche Regelung stellt dabei gemäß § 556 Abs. 1 BGB auf den mietrechtlichen Betriebskostenbegriff ab.
Die in der Betriebskostenverordnung aufgelisteten insgesamt 17 Einzelpositionen entsprechen im Wesentlichen den in § 16 Abs. 2 WEG genannten Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums und den Kosten des gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums.
Strittig ist allerdings derzeit noch, ob die mietrechtlich zu den Betriebskosten zählenden Wartungskosten (zum Beispiel für Heizungen und Warmwasseranlagen) und Kosten der Gartenpflege nach der jetzt geltenden Bestimmung des § 16 Abs. 3 WEG uneingeschränkt zu den Betriebskosten zählen oder – wie nach bisheriger Auffassung – wohnungseigentumsrechtlich den Kosten der Instandhaltung und -setzung zuzuordnen sind. Vorherrschend wird die Zuordnung zu den Betriebskosten bejaht.