Die Kosten der laufenden Ausgaben für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums werden aus den gemäß Wirtschaftsplan – in der Regel monatlich – zu leistenden Hausgeldvorauszahlungen gezahlt. Die Deckung notwendiger Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen erfolgt im Normalfall aus Mitteln der gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG gebildeten Instandhaltungsrückstellung.
In der Praxis kommt es aber immer wieder vor, dass sowohl die laufenden Hausgeldvorauszahlungen als auch die vorhandene Instandhaltungsrückstellung nicht ausreichen, um die entstandenen Kosten zu decken. Um das Entstehen von Liquiditätsengpässen zu vermeiden oder bereits entstandene Lücken zu decken, können die Wohnungseigentümer im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung Sonderumlagen in der notwendigen Höhe beschließen. Auch eine in ausreichender Höhe vorhandene Instandhaltungsrückstellung schließt im Einzelfall nicht aus, dass diese bei notwendigen Instandsetzungsmaßnahmen nur zur Teilfinanzierung in Anspruch genommen und die restlichen Kosten durch Sonderumlagen gedeckt werden. Dies ist immer dann als Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung anzusehen und folglich mit einfacher Mehrheit zu beschließen, wenn noch weitere Instandsetzungsmaßnahmen absehbar sind und insoweit ein gewisses „Polster“ zur Finanzierung dieser Maßnahmen erhalten bleiben soll.