Facility Management ist nach der Definition der GEFMA (German Facility Management Association – Deutscher Verband für Facility Management e.V.) eine „Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, die Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und die Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-)Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.“
Soweit sich FM ausschließlich auf Gebäude bzw. Immobilien bezieht, hat sich hierfür der Begriff des „Gebäude Managements“ eingebürgert. Begriffsdefinitionen und Leistungsbeschreibungen des Gebäude Managements fanden sich ursprünglich in der VDMA 24196. Sie sind im Jahre 2000 in ihren wesentlichen Teilen als DIN 32736 in den Normenkatalog des Deutschen Instituts für Normung (DIN) übernommen worden.
Dem Facility Management liegt die Erkenntnis zugrunde, dass die Bewirtschaftungskosten eines Gebäudes, die im Laufe seiner Nutzungsdauer entstehen, die ursprünglichen Herstellungskosten oft um das Mehrfache übersteigen. Das bedeutet, dass bereits bei der Planung vorzusehen ist, die späteren nutzungsbedingten Bewirtschaftungskosten so steuerbar zu machen, dass sie in ein optimales Verhältnis zu den Herstellungskosten gebracht werden können. Zur Betrachtung stehen dann nicht nur isoliert die Herstellungskosten an, sondern die Summe aus den Herstellungskosten und den auf den Herstellungszeitpunkt diskontierten Bewirtschaftungskosten. Diese Philosophie ist im Hinblick auf die langen Gesamtnutzungsdauern von Gebäuden sehr spekulativ.
In der Praxis zielt Facility Management darauf ab, dem Nutzer einer Immobilie durch Fernhalten jeglicher Beschäftigungsnotwendigkeiten mit dem Gebäude, seinen Anlagen und Einrichtungen zu ermöglichen, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Bereit- und vorgehalten wird vom Facility Manager ein kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Organisationspotential, das in der Lage ist, alle Leistungen zu erbringen, die erforderlich sind, dieses Organisationsspektrum bedarfsgerecht zu den richtigen Zeitpunkten an den richtigen Orten zu aktivieren. In der DIN 32736 wird das Flächenmanagement zusätzlich berücksichtigt.
Gebäude und Einrichtungen werden bereits im Planungsstadium mit Hilfe eines CAD-Programms entwickelt und bilden einen Teil der Informationsbasis für die spätere Bewirtschaftungsphase. Dies gilt insbesondere für die Bereiche Verwaltung, Instandhaltungs- und Wartungsmaßnahmen, Überwachung der Gebäudeleittechnik und Gebäudeautomation, für die hausinterne Kommunikationstechnik und das Flächenmanagement. Das Gebäude kann in allen Einzelheiten auf dem Bildschirm abgebildet werden. Die Flächen können nach unterschiedlichen Gesichtspunkten (z.B. differenziert nach dem Flächenraster der DIN 277, nach Zustandsmerkmalen, Instandhaltungsplanphasen und anderen Flächeneigenschaften), visualisiert werden.
Im Bereich der Bewirtschaftung gilt es, alle Kosteneinsparungspotentiale insbesondere im Bereich der Energiekosten ohne Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit der energiegespeisten Anlagen auszuschöpfen (Energiemanagement). Im infrastrukturellen Bereich werden nutzerorientierte zentrale Dienste angeboten, z.B. Kopierdienste, Konferenzorganisation, Sicherheitsdienste.
Im Bereich der Aus- und Weiterbildung gibt es Lehrgänge, die zum Abschluss „Facility Manager Agent (IHK)“ und „Fachwirt FM (GEFMA)“ führen.
Als Studiengang wird FM u.a. am internationalen Institut für Facility Management in Oberhausen, an der Technischen Fachhochschule in Berlin und an den Fachhochschulen in Dessau, Gelsenkirchen und Münster angeboten.